Un des plus grands challenges que rencontre le dirigeant dans son organisation est son manque de disponibilité. Cette ressource fondamentale qu’est le temps lui fait classiquement défaut. Se sentant responsable, il s’impose souvent d’être sur tous les fronts, d’éteindre tous les feux et se trouve très vite envahi par un nombre de tâches impossible à soutenir seul.

Gérer l’entreprise devient alors très difficile ; la réflexion stratégique, la planification et le pilotage passant au second plan, les résultats et la performance globale en pâtissent et mettent à mal la pérennité de l’entreprise.

 

Décidez dès maintenant de prendre le contrôle 

  • Mieux contrôler son temps, c’est savoir prévoir et planifier. Mais pas seulement, car les « voleurs de temps » sont partout dans l’entreprise. Agir dans l’urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations, nous savons tous le faire… jusqu’à un certain point ! Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance nous envahit lorsque nous avons réussi à nous en sortir.
  • Pourtant, bien gérer son temps, c’est refuser d’entrer dans ce cercle vicieux. Cela demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir et de décider fermement et stratégiquement d’être parfois plus lent!

 

Voici quelques outils pour vous aider à être plus Proactifs et moins Réactifs.

  1. Faites refléter votre stratégie d’entreprise dans votre agenda par défaut et partagez-le !

Montrez à tous vos collaborateurs ce que sont vos véritables priorités ! Cela relève d’une véritable communication interne, qui va orienter les comportements et changer les habitudes, dans votre sens, en évitant la dispersion. Un dirigeant a toujours intérêt à s’en référer, chaque minute de son temps en entreprise, à son plan stratégique et à le faire savoir !

  1. Donnez des objectifs à vos équipes, apprenez à déléguer.

Qui le dirigeant doit-il servir en premier lieu dans l’entreprise ? Ses collaborateurs ! Un bon leader doit apprendre à « faire faire » et donc à perdre une partie du contrôle sur l’entreprise, à accepter d’impliquer les autres et à leur faire confiance. Bien sûr, cela ne veut pas dire perdre toute responsabilité ; parallèlement, un suivi de chacun s’impose. Le dirigeant doit mettre en place un cycle de réunions d’équipe hebdomadaire ou mensuel pour organiser son système de contrôle et aussi de reconnaissance.

  1. Planifiez vos tâches importantes et non urgentes.

En gestion du temps, la règle des 80/20 est précieuse, car elle rappelle quotidiennement de consacrer du temps et de son énergie aux 20 pour cent des tâches qui importent vraiment. En retour, ces 20 pour cent vont produire 80 pour cent de ce que l’on attend vraiment en terme de résultat. Le dirigeant doit être capable de planifier ses tâches importantes et stratégiques (non urgentes). Il doit donc hiérarchiser ses tâches, les classer en croisant leur degré d’urgence et d’importance pour constituer son agenda par défaut.

  1. Apprenez à utiliser les nouvelles technologies

De la gestion de projet pure et simple à l’application de réservation de titre de transport, en passant par une application pour trouver un numéro de téléphone, il existe de nombreux outils technologiques et autres applications pour vous aider dans votre vie professionnelle de tous les jours.

La synchronisation smartphone/tablette/ordinateur des mails, des tâches, de l’agenda permet au dirigeant gagner du temps en traitant certaines données ou en planifiant dans les transports ou dans une salle d’attente. De plus, internet rend facilement possible et programmable les réunions réunions virtuelles, gain de temps assuré !

  1. Mettez-vous en « situation 100% production »

Pour vos tâches importantes et programmées, qui nécessitent toute votre attention et une concentration optimale, il est indispensable de vous aménager un lieu tranquille pour des séquences de travail sans interruption. Autorisez-vous ces temps de réflexion et rendez vous volontairement et fermement indisponibles pour vos collaborateurs, ne serait-ce qu’une heure par jour. Profitez-en pour vous déconnecter de tous ces moyens de communications divers et instantanés qui vous dispersent et qui vous éloignent de votre objectif du moment.

 

Alors maintenant qu’allez-vous faire de votre temps ? C’est à vous de décider…